オンライン会議は手のサインで伝わりやすく

新型コロナ禍による緊急事態宣言で在宅勤務が増えました。
実際に始めてみると、便利さばかりではなく戸惑うこともあるようです。
なかでもオンライン会議については「顔は見えるのに今ひとつ伝わらない」とストレスを抱える人の声を耳にします。直接会っていれば自然に感じ取れる相手との空気感も、画面越しだと難しいのでしょう。

伝わりやすくするために、手のサインを使ってみてください。私たちはつい言葉だけに頼りがちですが、賛成や共感を示すならVサイン。質問や話したいことがあるときは片手を肩の高さまであげるなど、手で表現してみるのです。
サインは多いと混乱します。2つか3つまでにし、事前に確認し合っておくといいでしょう。画面からはみ出さないよう顔の周りで示すサイン、と心得てください。

ちょっと手を使うだけで議論への参加意識が高まり、それぞれの人の反応も伝わりやすくなります。
おのずと一体感が生まれてくるはずです。

引用:https://www.nikkei.com/article/DGXMZO59137650V10C20A5W07000/

─ YODOQの見方───────────────────────────

テレワークを初めて1ヶ月が経ち、社内外問わずWEB会議をする機会が増えました。
便利ではあるものの、相手の意図を汲み取るにもこちらの意思を伝えるにも、対面よりずっと労力が必要だと感じます。
また、この労力を怠ると、WEB会議は間違いなく失敗します。
終わってみると「肝心なことを伝え忘れた」「結局何の話だっけ?」なんてことになりかねません。
そんなことにならないために、WEB会議で気を付けること(私が実践して効果を感じたもの)をご紹介します。

1.カメラは常にオン
これはWEB会議を進めるうえで最も必要だと感じます。顔が見えないと、相手は疑心暗鬼になりますし、伝えられる情報も得られる情報も半減します。
内輪の飲み会ならともかく、重要な会議等では必ずオンにしましょう。

2.相槌は声に出さず、大きくうなずく
対面であれば、多少大げさなぐらいに「なるほど!」「さすが!」など言いますが、オンラインでは拾える音声に限りがあるため、話し手の声を遮らないように相槌で示しましょう。

3.普段より気持ちゆっくり目に、ハッキリと話す
当然ながら、対面より相手の声は聞きとりにくいです。聞きやすさを意識して話すことで、自然と的確な単語をチョイスできるようになります。

4.タイプキープはしっかりと!
WEB会議の場合は、必ず事前にアジェンダを配布し、終了時間も伝えておきます。
例えば1時間の会議の場合、議題1に15分、議題2に15分、まとめに15分。残り15分は、挨拶や雑談、接続不良が起きた場合のためにとっておきます。
結論から先に伝えることも、会議時間短縮のポイントです。

5.画面ではなくカメラを見る
相手の顔(画面)を見ようとすると、どうしても視線が下に下がります。
少なくとも自分が話すときはカメラを見るようにしましょう。

6.いつも以上に表情に気を付ける
普段から「目で話す」ことを心がけていますが、WEB会議の場合は普段以上に気を遣います。
口角を上げる、口を大きく開けて話す、手を使って表現するなど、小さな画面をできるだけ大きく使いましょう。

いかがでしょうか?
私は、WEB会議は普段の会議よりずっと疲れます…。
対面であれば意識せずとも雰囲気で伝わることも、WEB会議では意識して情報収集・情報伝達に努めなければならないからです。

コロナが終息してもWEB会議は継続して使われていくと思います。
WEBでも対面でも、会議が有意義なものになるよう意識して臨みましょう。