はじめに
日々の業務で最も時間を取られる作業のひとつが「メール作成」です。特に取引先や顧客への丁寧な文章作成は、少しでもミスや曖昧な表現があると信頼を損ねかねません。
最近注目されている「ChatGPT」は、こうしたメール作成を効率化できるAIツールです。本記事では、ChatGPTを使ったことが無い方でも、安心して使える手順を解説します。
1. ChatGPTとは？
ChatGPTは、人工知能（AI）を用いた文章作成支援ツールです。簡単に言えば、**「相談すると文章を作ってくれる秘書のような存在」**です。
- メール文や報告書の下書き作成
- 会議資料の要約
- 提案書の文言チェック
など、多岐にわたる用途に活用できます。
2. ChatGPTのアカウント登録とログイン方法
まずはChatGPTの公式サイトにアクセスします。
- 公式サイトにアクセス
[ChatGPT公式サイトURL] - 新規アカウント作成
- メールアドレスとパスワードを入力
- 登録確認メールをクリックして認証
- ログイン
- 作成したアカウント情報でログイン
3. メール作成の手順
ChatGPTでメールを作る際の基本的な流れは以下の通りです。
手順1：作りたいメール内容をAIに伝える
- 「件名」「宛先」「目的」「要点」など、簡単な情報を入力します。
例：
「件名：取引先への納期確認
宛先：○○株式会社 ○○様
本文：納品予定日について確認するメールを作ってください」
手順2：AIがメール文を生成
- 入力後、数秒でAIが文章を作成します。
- 文章のトーンや長さも調整可能です。
例：「少し丁寧な表現にしてください」などの指示を追加できます。
手順3：文章を確認・修正
- AIが作った文章はあくまで下書きです。
- 宛名や数値、日付などの正確性を必ず確認してください。
4. うまく使うコツ（具体例付き）
ChatGPTでメール作成を効率よく行うには、AIに伝える指示の出し方がポイントです。経営者でも簡単にできる具体的な工夫を紹介します。
① 文章の目的を明確に伝える
- 例：「取引先への納期確認のメールを作ってください」
- 例：「顧客に新サービスのお知らせを送る文章を作ってください」
→ 目的を伝えるだけで、AIは余計な内容を入れずに作成できます。
② メールの長さやトーンを指定する
- 「短く3行で」「丁寧な敬語で」「親しみやすく」などの指示を追加する
- 例：
「取引先に送るメールで、3行程度の短文で、丁寧な敬語にしてください」
③ キーワードや重要な内容を明示する
- AIに入れてほしい情報を箇条書きで伝える
- 例：
「納品日：○月○日
内容確認のお願い
返信期限：○月○日まで」
④ 作成された文章は必ず自分でチェック
- AIが作った文章をそのまま送るのではなく、宛名・数字・日付などの正確性を確認
- 修正ポイントを指示して再生成も可能
- 例：「○○株式会社→△△株式会社に変更してください」
⑤ 定型化して効率化
- よく使うメールは「テンプレート化」して、次回から少ない入力で生成
- 例：「見積送付」「会議日程調整」などの定型メールを作り置き
5. 注意点と安全な使い方
- 個人情報や機密情報を入力しない
- AIの文章は必ず人間が最終確認
- 著作権や表現の確認
AIはあくまで補助ツールであり、判断は経営者自身が行うことが大切です。
まとめ
ChatGPTを使えば、メール作成にかかる時間を大幅に短縮できます。
初めてでも手順に沿って操作すれば、すぐに効果を実感できるでしょう。
経営者として、「考える仕事」に集中する時間を増やすためにも、まずは小さなメール作成からAI活用を始めてみてはいかがでしょうか。